Dématérialisation des marchés publics

À compter du 1er octobre 2018, la dématérialisation des marchés publics devient obligatoire pour toutes les procédures d’achat supérieures à 25 000 € HT.

Afin de vous accompagner dans ce virage numérique, la Direction des Affaires Juridiques du Ministère de l’Economie a mis en ligne plusieurs documents. Parmi ceux-ci, il vous est notamment possible de consulter : le « guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques au 1er octobre 2018 »

La dématérialisation rend plus accessible aux entreprises les marchés publics.

  • Vous êtes ainsi mieux informé : vous pouvez faire des recherches ciblées et être en veille sur de nouvelles opportunités.
  • Vous augmentez vos chances de succès : en répondant à plus de consultations (Réutilisation des documents électroniques)

Comment ça marche ?

 

Vous êtes :

  • Novice   : vous passez moins de 5 marchés par an
  • Intermédiaire   : vous passez entre 5 et 20 marchés par an
  • Expert    : vous passez plus de 20 marchés par an

1. Aller sur une place de marchés dématérialisée

Novice 
Pour répondre aux commandes publiques d’un acheteur, vous devrez passer par une place de marché dématérialisée qu’il met à disposition sur internet. Sur le plan réglementaire, celle-ci s’appelle un « profil d’acheteur ». Depuis celle-ci, vous pouvez télécharger les documents de consultation qui décrivent la prestation attendue.. Vous devrez y créer un compte personnel.

Intermédiaire  
Le profil d’acheteur permet également :

  • de répondre à vos questions et à vos demandes d’informations via une messagerie sécurisée,
  • de recevoir les candidatures et les offres par voie électronique,
  • de respecter l’ouverture des plis à la date choisie.
    Il garantit l’intégrité des documents (= les informations contenues n’ont pas été modifiées) et la traçabilité totale des flux d’informations (horodatage compris).

Expert   
Sur le profil d’acheteur, il est possible de prendre connaissance des prérequis techniques, de réaliser des tests de configuration de postes et des simulations de dépôts de réponse.
L’acheteur devant publier sur le profil d’acheteur les principales données de ses marchés, appelées « données essentielles », vous aurez accès au bilan de ses marchés.

 

Marchés publics dématérialisés des Landes

2. Déposer une candidature et son offre

Novice 
Vous devrez déposer sur le profil d’acheteur votre dossier de candidature au format demandé avec votre offre avant la date limite. N’attendez pas le dernier moment ! Ne prenez pas le risque d’un incident technique à la dernière minute !
Déposer une offre prend un peu de temps, surtout la première fois. Il faut parfois récupérer un certain nombre de documents.
Il peut s’avérer fort utile de s’entraîner sur des profils d’acheteurs qui mettent à disposition des outils en ce sens.

Intermédiaire   Pour déposer votre candidature, il est recommandé d’utiliser un formulaire électronique appelé DUME (Document Unique de Marché Européen). Celui-ci permet de simplifier vos démarches concernant les pièces justificatives à transmettre, et de gagner du temps avec le pré-remplissage automatique des critères de sélection.
Le DUME peut vous être proposé par l’acheteur. Mais vous pouvez aussi en utiliser un, l’acheteur est alors obligé de l’accepter.

Expert   
Utiliser le formulaire électronique DUME présente l’avantage d’être, une fois rempli, réutilisable pour toutes vos futures candidatures à un marché public, en France mais aussi en Europe.
Les DC1 et DC2 ont cependant vocation à disparaitre progressivement au profit du DUME. Si vous les utilisez, vous devrez les transmettre en format électronique via le profil d’acheteur.

3. Une fois le marché gagné

 

Novice  
L’acheteur vous informe que votre offre a été retenue ! Vous devez signer un contrat avec l’acheteur. Celui-ci peut exiger une signature électronique. Celle-ci simplifie et sécurise votre engagement contractuel. La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé. Elle est donc liée à une personne unique.
Une fois votre prestation réalisée, vous devrez émettre une facture. La facturation électronique est déjà obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire. Elle le sera au 1er janvier 2019 pour les PME et au 1er janvier 2020 pour les microentreprises (moins de 10 salariés, chiffre d’affaires ou bilan inférieur à 2 millions d’euros). L’Etat met à disposition des entreprises gratuitement une solution appelée Chorus Pro.

Intermédiaire   La signature électronique est mise en œuvre par l’intermédiaire d’un certificat électronique, installé sur une clé USB ou une carte à puce.
Ce certificat est utilisé pour signer le document grâce à un logiciel de signature. De nombreux profils d’acheteur sont dotés d’un logiciel de signature.

Expert   
Les documents signés via une signature électronique peuvent adopter différents formats : fichier texte, tableur, .pdf, .jpg, .xml…

 

Le service de la commande publique de la Communauté d’Agglomération du Grand Dax se tient à votre disposition pour plus de renseignements (commande.publique@grand-dax.fr ou 05 58 56 39 40)

En savoir + sur les marchés publics du Grand Dax

 

Questions fréquentes

Le profil d’acheteur est une plateforme dématérialisée d’achats publics. Elle vous permet de consulter les documents de la consultation, de transmettre par voie électronique votre offre, de recevoir les informations et décisions des acheteurs (réponses aux questions, lettre de rejet, notifications d’attribution, etc.) via la messagerie sécurisée. Elle garantit également la sécurité et l’intégrité des échanges.

N’attendez pas le dernier moment pour déposer une offre dématérialisée ! Déposer une offre prend un peu de temps, surtout la première fois. Il faut parfois récupérer un certain nombre de documents.

Comment faire ? Créez un compte utilisateur sur le profil d’acheteur associé au marché choisi et sensibilisez-vous à son utilisation.

Marchés publics dématérialisés des Landes

Le Document Unique de Marché Européen (DUME) est mis à votre disposition depuis avril 2018 afin de simplifier vos démarches relatives aux pièces justificatives à transmettre pour candidater, renforcer la confidentialité et la sécurité des données et gagner du temps avec le pré-remplissage automatique des critères de sélection.
Les DC1 et DC2 ont vocation à disparaître au profit du DUME.

Comment faire ? Informez-vous sur l’utilisation du DUME comme futur mode de candidature unique en rendant sur  cette page. 

L’acheteur peut exiger un signature électronique. Elle simplifie et sécurise l’engagement contractuel entre vous et l’acheteur. La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite pour un document dématérialisé.

Comment faire ? La signature électronique est mise en oeuvre par l’intermédiaire d’un certificat électronique, installé sur une clé USB ou une carte à puce. Ce certificat est utilisé pour signer les documents grâce à un logiciel de signature. De nombreux profils d’acheteur sont dotés de logiciel de signature. Dotez-vous dès maintenant d’un certificat de signature auprès d’un prestataire habilité dont la liste, publiée par l’ANSSI, est disponible sur  cette page

Les acheteurs doivent publier 16 données essentielles sur les profils d’acheteur. Ces données portent pour chaque marché sur l’acheteur, le marché et le titulaire sélectionné (ex. numéro de SIRET de l’acheteur, nature et objet du marché, montant, nom du titulaire…). L’objectif est de rendre la commande publique plus transparente, vous permettre de réaliser des actions de pilotage et des recherches d’informations sur les marchés passés.

Comment faire ? Rendez-vous sur le profil d’acheteur et visualisez/téléchargez les données essentielles qui vous intéressent. 

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