Le Grand Dax recrute en interne et en externe un agent polyvalent d’accueil/secrétariat (F/H) pour sa direction du développement économique et de l’enseignement supérieur (DEES)
Description du poste
Poste situé sur le site du Centre d’Innovation Technologique pulseo, 1 avenue de la gare à Dax – Accueil mutualisé pour les utilisateurs suivants : la DEES et le Groupement d’intérêt public, pulseo (GIP) – Accueil du public, physique et téléphonique. Informer et diriger les personnes (visiteurs et entreprises) – Assure des tâches de secrétariat d’appoint – Suivi logistique de 2 bâtiments – Poste en binôme avec un personnel en place (transversalité et entre-aide).
Missions
Mission 1 :
Accueil téléphonique et physique – Identifier l’interlocuteur et l’orienter – Recevoir les appels téléphoniques promptement – Prendre des messages et les restituer – Recevoir, renseigner, orienter le public – Être l’interface entre les visiteurs, les entreprises et l’équipe DEES – GIP pulseo.
Mission 2 :
Assurer une aide administrative d’appoint au secrétariat de Direction – Assurer l’ouverture, l’enregistrement et le pré-tri du courrier sur les logiciels métiers (Acropolis et Excel) -Relire les courriers de réponses et documents divers (notes…) – Mettre sous pli – Réaliser des travaux de bureautique (tableaux de suivi, courriers…) – Gérer le calendrier des salles et assurer le suivi de l’aménagement des salles de réunion (10 salles – 2 bâtiments) – Suivre les stocks et les consommations (fournitures de bureau, enveloppes et papier à entête, produits d’hygiène et d’entretien, badges, photocopieur) – Anticiper et préparer les bons de commandes sur les logiciels métiers (CIVIL, Excel) – Relever les consommations des copieurs et de la machine à affranchir mensuellement – Assurer la reproduction de documents – Trier, classer, archiver les documents – Assurer les navettes et courses auprès d’organismes (mairies, Sous-préfecture…).
Mission 3 :
Suivi et logistique du bâtiment – Suivre et relever les doléances relatives aux bâtiments (Centre d’innovation technologique pulseo, data center et Confluences) et les transmettre au service maintenance – Être l’interface avec le service entretien (préparation des bureaux, salles…) – Gestion des accès et alarmes (configuration des badges, suivi de la télésurveillance) pour les 2 bâtiments (CIT pulseo, data center et Confluences) – Réaliser la communication et signalétique interne des bâtiments (affichage, écran d’accueil) – Préparer l’arrivée de nouvelles entreprises (dossier d’accueil, badges, bureaux) – Réaliser les états des lieux d’entrée et de sortie des entreprises.
Profils demandés : catégorie C – filière administrative – Notion d’organisation et de gestion du temps – Connaissances des règles de l’expression orale et écrite, orthographe, syntaxe, grammaire ; du vocabulaire professionnel ; des logiciels de bureautique et du logiciel métier – Maîtrise du fonctionnement de l’internet et intranet – Maîtrise du standard (recevoir, filtrer, transmettre les messages).
Poste à pourvoir : 01/08/2021