Le Grand Dax recrute par voie statutaire (mutation, liste d’aptitude, détachement ou à défaut par voie contractuelle) un assistant de direction et de gestion des assemblées (h/F) au sein de la Direction générale des services. Ce poste est rattaché au Directeur général des services. Emploi permanent – Temps complet.
Missions
Gestion des assemblées et des actes : organisation des séances des assemblées (conseil et bureau communautaires, conférence des maires) en concertation avec les Directions/DGS/Directeur de Cabinet – Préparation des ordres du jour en concertation avec le DGS/Cabinet/Directeurs – Préparation matérielle (préparation des dossiers, élaboration des listes de présents, réservation des salles, du matériel, installation, désinstallation) – Rédaction, traitement et suivi des délibérations (contrôle de légalité, diffusion, publicité et affichage) via le logiciel Actes – Suivi de l’élaboration des comptes-rendus et de leur diffusion – Participation au Conseil communautaire – Gestion des autres actes (décisions et arrêtés) : numéroter les actes et vérifier leur forme, télétransmission des actes au contrôle de légalité, affichage, constitution des recueils et diffusion des actes en interne après retour du contrôle de légalité – Classement, archivage.
Secrétariat général : ouverture de tous les courriers, enregistrement et diffusion aux services via Acropolis, suivi des réponses et des AR – Organisation et mise en œuvre du classement de la Direction Générale – Travaux de secrétariat courant : saisie informatique, mise en forme de documents, publipostage, reprographie, scanne, constitution de dossiers, mise sous pli…- Tenue des bases de données (élus, commissions, organismes extérieurs, …) – Classement et rangement du service – Traitement des parapheurs : relecture, vérification des visas, suivi retour dans les services.
Organisation de la vie professionnelle du Directeur Général des Services : organisation de l’agenda et les prises de RDV – Rappel des informations importantes et transmission des messages – Gestion des appels téléphoniques (passer des appels, recevoir, filtrer, prise de messages) – Préparation des dossiers avant chaque réunion – Mise en forme des courriers – Lien entre le DGS/Directeurs/Cadres (diffusion de courriers et mails).
Compétences et profil recherché
Catégorie B – Cadres d’emplois des rédacteurs – Niveau Bac / BAC +2 – Techniques de secrétariat – Notions juridiques et connaissance des institutions – Connaissance de la Communauté d’Agglomération (compétences et fonctionnement) – Procédures administratives – Connaissance des règles de fonctionnement des assemblées délibérantes souhaitée – Maîtrise informatique, progiciels de gestion, logiciels de bureautique – Compétences rédactionnelles.
Savoir être
Discrétion et confidentialité absolues – Autonomie, capacité d’adaptation – Sens de l’organisation, rigueur – Dynamisme, réactivité – Disponibilité – Reconnaître les priorités dans la gestion quotidienne – Être à l’écoute – Qualités relationnelles.
Informations complémentaires : rémunération statutaire assortie du régime indemnitaire + Participation employeur à la prévoyance + Adhésion au CNAS
Poste à pourvoir : dès que possible