Le Grand Dax recrute, en interne ou en externe, par voie statutaire ou à défaut contractuelle un Responsable Accueil et Moyens généraux (h/f).
Descriptif du poste
Sous l’autorité du Directeur général des services et en lien avec l’ensemble des services du Grand DAX, vous assurez la responsabilité de l’accueil du siège et la coordination du pool d’accueil mutualisé. Vous organisez et pilotez l’ensemble des moyens logistiques et généraux nécessaires au bon fonctionnement de la collectivité, tout en garantissant la qualité du service rendu au public et l’appui transversal aux services.
Les contours de certaines missions du poste sont en cours de réflexion et de réorganisation. Le candidat retenu sur ce poste sera chargé de proposer une organisation optimale et efficiente sur les différents aspects du poste en lien avec les services et acteurs concernés. Le profil du candidat ainsi que son appétence dans certains domaines pourront également orienter certaines missions du poste.
Missions principales
Accueil et coordination
- Assurer le management des agents d’accueil du siège
- Superviser et coordonner le pool d’accueil mutualisé en cours de construction
- Garantir la qualité du service rendu au public et l’animation des équipes
- Assurer la gestion de la boîte mail « Contact »
Organisation logistique et protocolaire
- Superviser et veiller à la bonne gestion des salles de réunion (intendance)
- Coordonner la gestion des réservations des véhicules (en cours)
- Participer et superviser l’organisation des réceptions institutionnelles et événements protocolaires (en lien avec le Cabinet du Président et la Communication)
- Assurer l’intendance courante du siège (commandes, approvisionnements…)
Appui et suppléance sur les assemblées
- Assurer un renfort administratif au secrétariat général et une suppléance (en cas d’absence ou de pic d’activités) sur les missions liées aux assemblées
- Gérer l’organisation logistique des réunions institutionnelles et des assemblées
Gestion administrative et financière
- Suivre les marchés publics liés aux fournitures
- Coordonner les commandes de fournitures de bureau
- Apporter un appui administratif ponctuel aux services supports et mutualisés ainsi qu’au Secrétariat général et au Cabinet lors des pics d’activité
Gestion technique et moyens généraux
- Assurer la gestion administrative des copropriétés du Grand DAX
- Coordonner avec le service Bâtiment la maintenance et l’entretien des locaux
- Organiser, coordonner et suivre les prestations ménage des différents sites
- Suivre les moyens matériels dédiés à l’accueil et aux espaces communs
- Être référent archives pour les services du Grand Dax et assurer un appui technique et logistique aux services
Selon le profil du candidat retenu, il pourra être positionné en soutien et suivi de dossiers transversaux spécifiques en lien avec les services du Grand DAX (DSP, gestion foncière etc…).
Profil recherché
Titulaire d’une formation en gestion administrative et/ou d’une expérience professionnelle sur des missions et responsabilités similaires.
Catégorie B – Cadre d’emplois des rédacteurs
Compétences attendues
- Maîtrise de l’organisation et de la coordination administrative
- Aptitude au management de proximité et à l’animation d’équipe
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de l’environnement institutionnel
- Capacités avérées en gestion logistique, intendance et suivi des moyens généraux
- Bonnes notions de gestion budgétaire et des procédures de marchés publics
- Maîtrise des outils bureautiques et numériques
Qualités requises
- Sens du service public et de l’accueil
- Rigueur, méthode et capacité à prioriser
- Qualités relationnelles et sens de la communication
- Réactivité et adaptabilité face à la diversité des missions
- Esprit d’initiative et autonomie dans l’organisation du travail
- Flexibilité et ouverture d’esprit
- Sens important de la polyvalence
- Capacité à travailler en transversalité et en lien avec des interlocuteurs variés (élus, directions, services supports, prestataires)
Informations complémentaires
- Rémunération statutaire assortie du régime indemnitaire
- Contrat groupe prévoyance – participation employeur 50 % de la cotisation agent
- Adhésion au CNAS
Poste à pourvoir le : 01/01/2026
Date prévisionnelle des entretiens de recrutement : 04/11/2025
Les candidats pré sélectionnés seront contactés par téléphone et mail.
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