Le Grand Dax recrute en interne et en externe un(e) assistant(e) de direction au sein de sa direction de la communication pour remplacement – poste en CDD de 6 mois.
Description du poste
Apporte un appui permanent à la directrice adjointe de la communication en termes d’accompagnement administratif, budgétaire et organisationnel des actions conduites par le service. Toutes les missions sont exercées sous le pilotage de la directrice adjointe.
Missions
Mission 1 : gestion administrative, budgétaire et comptable – Conception et suivi des tableaux de bord du service (planning hebdomadaire du télétravail et du présentiel, planning des congés, tableau de bord des actions de communication, …) – Suivi de l’exécution administrative, budgétaire et comptable des marchés publics – Suivi de l’exécution budgétaire et comptable globale – Confection et suivi des bons de commande (logiciel CIRIL) – Conception et suivi des consultations et des commandes auprès des prestataires attributaires des marchés publics, ou hors marchés publics – Conception et suivi des commandes d’objets promotionnels et des fournitures du service – Suivi de la distribution du magazine et de la diffusion (notamment aux mairies) de l’ensemble des supports de communication – Conception et suivi des parapheurs du service, suivi des archives, archivage des articles de presse – Rédaction et suivi des courriers et courriels génériques du service – Suivi de la messagerie générique, de la réservation et de l’installation des salles pour les réunions du service, phoning – Soutien administratif aux agents du service au besoin.
Mission 2 : participation active à la communication événementielle – Assurer le support logistique des événementiels du service communication (points et conférences de presse, réunions et manifestations publiques, vœux annuels, …) – Dans ce contexte : suivi administratif et budgétaire des relations avec les prestataires, envoi des invitations et tenue des tableaux de bord des réponses, suivi organisationnel le jour de la manifestation – Être force de proposition dans l’organisation des manifestations.
Mission 3 : suivi de l’affichage intercommunal et de la signalétique – Affichage : conception et suivi du tableau de bord interne des campagnes d’affichage sur le réseau d’abris de bus, et du planning hebdomadaire transmis au prestataire de l’affichage ; Être force de proposition pour les arbitrages du calendrier – Signalétique : conception et suivi de la signalétique institutionnelle (totems, signalétique des bâtiments et des entrées d’agglo, kakemonos, bâches, … ), ainsi que de la panneautique des travaux (voirie, Gemapi, eau et assainissement, …).
Mission 4 : suivi du partenariat sportif – Conception et suivi des conventions de droit à l’image avec les clubs sportifs des communes rurales de la Communauté d’agglomération (relations avec les clubs, suivi administratif et comptable des conventions, en lien avec les communes).
Profils demandés
Catégorie C – filière administrative – Bonnes capacités rédactionnelles, aisance orale – Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint), des nouvelles technologies de l’information et de la communication (internet, intranet, messagerie,…) – Techniques de secrétariat – Adapter son discours selon son interlocuteur – Organisation et planification : respecter les procédures d’organisation, planifier ses activités à moyen terme, gérer les priorités et les aléas – Création et suivi de tableaux de bord – Sens de l’organisation et de l’archivage – Capacités à travailler en équipe – Capacités relationnelles.
Poste à pourvoir : dès que possible